Online drukwerk bestellen – waar moet je op letten
Tegenwoordig wordt je op internet overspoeld door online drukkerijen, de een nog goedkoper dan de andere. Er worden gratis kaartjes beloofd, kadootjes, lokkertjes in allerlei vormen, etc. Maar is dat onder de streep wel echt zo? En is goedkoop online drukwerk wel zakelijk bruikbaar?
Al meer dan 15 jaar adviseer ik mensen over grafische produkten en drukwerk in diverse vormen en toepassingen, die zowel offline als online te krijgen zijn. Gedurende die tijd heb ik veel ervaring opgedaan op het gebied van projecten en produktie waar online drukwerk bestellen centraal staat. De drempel om online drukwerk te bestellen is laag maar veelal zijn opdrachtgevers niet grafisch onderlegd en binnen dat grijze gebied ontstaan vaak problemen die vooraf eenvoudig te voorkomen waren, niet per sé omdat de online drukkerij slecht was, maar omdat er een verschil is in verwachting of gebrek aan ervaring. Mocht u besluiten online drukwerk te gaan bestellen, dan is het verstandig te letten op enkele punten;
Waarom online?
Voordat u online drukwerk gaat bestellen, vraag u eens af: waarom niet naar de lokale drukkerij op de hoek? Waarschijnlijk heeft u het idee dat het online goedkoper te krijgen is, of dat het makkelijk vergelijkt. Maar in veel gevallen is niets minder waar. De meeste lokale drukkerijen zijn tegenwoordig uitgerust met moderne middelen om snel en tegen concurrerende tarieven te leveren. Het grote verschil met een online drukkerij is dat u persoonlijk iemand spreekt die vervolgens de best passende oplossing zoekt met in sommige gevallen een nog lagere prijs dan de online drukkerij. De lokale drukkerij kan u daarnaast ook assisteren bij de aanmaak van een grafisch document en u van proefdrukken voorzien, waardoor u verzekerd bent van het resultaat dat u zoekt.
Toch drukwerk online bestellen? Hier enkele belangrijke weetjes:
Persoonlijke benadering
Probeer persoonlijke aandacht af te dwingen en voorkom daarmee dat uw bestelling in de grote molen meedraait en een of twee weken op zich laat wachten. Ook als u bijvoorbeeld aangeeft dat een bepaalde kleur noodzakelijk is of een formaat exact moet zijn, dan is de ervaring dat uw bestelling apart wordt genomen door een medewerker en daarbij met menselijk verstand wordt beoordeeld of uw wensen haalbaar zijn. Door deze persoonlijke behandeling zal de produktie ook met extra aandacht worden behandeld. Ook als u niet direct specifieke wensen heeft is aangeraden om toch iets aan te dragen, zoals “ik wil deze bestelling graag de 24e geleverd hebben i.v.m. een evenement, mocht dit niet mogelijk zijn dan wil ik er vanaf zien” of “graag een hoge kwaliteit afdruk aangezien gezichten op de foto herkenbaar moeten zijn, indien niet mogelijk graag een reactie”. Bij dit soort bijschriften zal de online drukkerij zich moeten bewijzen, want dit kan worden beschouwd als een “dealbreaker” waarbij u na aflevering de bestelling kunt afkeuren. Uw wensen stonden immers zwart/wit bij de bestelling.
Maar is dit altijd mogelijk? Het antwoord is nee! Want hoe groter de online drukkerij, hoe automatisch’er het proces en dan zijn bijschriften niet mogelijk. Veel drukwerk wordt tegenwoordig digitaal geproduceerd en zelfs via lopende band gesneden en ingepakt. Dat betekent minder persoonlijke aandacht en daarom heeft u bij de “grote” online drukkerijen vaak geen mogelijkheid om speciale eisen te stellen. De beste kans van slagen heeft u bij de kleinere online drukkerijen waar orders net zo goed voor een lage prijs en snelheid kunnen worden vervaardigd, maar waar kwaliteit met verstand en mensenogen wordt beoordeeld.
Maar hoe vind je die kleine online drukkerij? Dit kan door eenvoudig “anders” te zoeken;
Een Google zoekopdracht zou normaal gesproken zijn: “drukwerk” of “flyers” of “visitekaartjes”, waarbij als eerste resultaat de grootste bedrijven worden weergegeven. Dit zijn dure zoektermen die door grote bedrijven worden ingekocht omdat die er simpelweg een enorm budget voor beschikbaar hebben. Kleine online drukkerijen hebben daarom geen kans om op de eerste pagina’s te verschijnen en zijn pas vindbaar op pagina 10 of lager. Een minder algemene zoekopdracht zoals “briefpapier drukken” of “spandoek bedrukken” zal kleinere of middelgrote online drukkerijen opleveren welke uw drukwerkopdracht met persoonlijke aandacht behandelen en u minstens zo goed kunnen adviseren en leveren.
Probeer zo compleet mogelijk samen te stellen
Al denkt u misschien niet meer nodig te hebben dan alleen dat ene item, bedenk dat een hogere oplage vaak maar een kleine meerprijs heeft. Een oplage van 500 stuks of 1000 stuks kan bijvoorbeeld slechts een meerprijs hebben van 15 euro. Maar dat is niet het enige voordeel van hoger inzetten; als u een combibestelling doet, bijvoorbeeld briefpapier / visitekaartjes / enveloppen, dan kan het voordeel behoorlijk oplopen. Dit komt omdat de drukkerij de opdracht in een run kan doen en kleurdruk maar eenmalig hoeft af te stellen. Het beste onderhandelt u daarmee bij (alweer) de kleine online drukkerij.
Bestel op één plaats
Hoewel kleursystemen tegenwoordig goed op elkaar zijn afgestemd zijn er altijd technische redenen waarom resultaten tussen drukkerijen verschillen. De visitekaartjes bij de ene drukkerij en de enveloppen bij de andere drukkerij kan lelijke combinaties opleveren. De meest voorkomende klacht is kleurverschil. En dit is moeilijk uit te leggen als u als klant het zelfde document aanlevert bij verschillende drukkerijen. In het kort gezegd kunnen alle drukkerijen er onafhankelijk van elkaar niets aan doen. Een drukkerij kan zijn kleurbeheer intern nóg zo goed op orde hebben, het is eenmaal een feit dat er afwijkingen zijn in druktechnieken, merken en typen inkt, toner en vooral substraten zoals papier. Als klant denkt u specifiek te zijn door bijvoorbeeld “150 grams houtvrij gesatineerd wit MC” te bestellen, maar in de praktijk zijn er meer dan 10 grote papierleveranciers en bijna 50 soorten van dit papier, afkomstig uit alle windstreken. De kans is klein dat daarmee het resultaat exact het zelfde wordt als bij de andere drukkerij. Om kleurverschil te voorkomen is het aangeraden om alle items op het zelfde adres te bestellen, zowel online als offline.
Vraag om een proefdruk
Er gaat niets boven geprint bewijs, dus als het gaat om een forse bestelling of andere belangen waarbij het eindresultaat aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, dan is het laten maken van een proefdruk geen overbodige luxe. Bijvoorbeeld; Ga er niet zomaar vanuit dat uw beeldschemkleuren exact overeenkomen met de afdruk, of dat het papier is zoals u had verwacht. Om twijfel weg te nemen mag u daarom altijd vragen om een proefdruk. Let op dat u na ontvangst van deze proefdruk nooit verplicht bent om een bestelling af te nemen, en u niet hoeft te betalen voor de proefdruk tenzij dit u duidelijk is aangegeven. Natuurlijk is dit geen vrijbriefje om eindeloos drukproeven op te eisen, want een drukproef is hooguit te beschouwen als een extra service van uw drukkerij om te kunnen voorleggen wat het eindresultaat zal gaan worden. Bij de meeste orders wordt één of maximaal twee keer een drukproef gemaakt. Mocht u daarna nog steeds wijzigingen blijven aanbrengen of meer proefdrukken nodig hebben om tot een besluit te komen dan zullen de meeste drukkerijen melden dat er daarbij meerkosten in rekening worden gebracht, dit kan variëren van 10 tot 50 euro. Als uw drukwerkbestelling daar op uitloopt dan is het waarschijnlijk een betere beslissing om te kiezen voor een lokale drukkerij welke u in kortere tijd en persoonlijk kan adviseren.
Hoezo een PDF aanleveren?
Alle drukkerijen, zowel online als offline, zullen u om een PDF document vragen. En ja, het klopt dat u een Word document niet kunt aanleveren. Maar waarom is dat eigenlijk?
Er bestaat nog altijd het misverstand dat dit te maken heeft met het feit dat de klant op een Windows machine werkt en de drukkerij op Apple machines. Dit is niet waar. Hoewel alle drukkerijen inderdaad op het Apple platform werken zit de werkelijke reden in de onstabiliteit van de Office bestanden. Een Word document is niet bruikbaar als “printable file” omdat de uitvoer onvoorspelbaar is en niet de perfectie kan geven die van de drukker geëist wordt. Is het u wel eens opgevallen dat uw Word document er bij de buurman anders uitziet? Of dat plaatjes in uw Word document zijn versprongen als u het op u werk opent? Dat zijn precies de grote tegenvallers van Office; de uitvoer van een document is verschillend per computer en is afhankelijk van variabelen zoals het soort printer dat aan de computer hangt, de marge-voorkeuren, geïnstalleerde lettertypes, plugins, koppelingen enzovoort… Het zou eigenlijk een wonder zijn als uw Word document er overal exact hetzelfde uitkomt! De onzekerheid van dit “verspringende” gedrag weerhoudt de drukkerij van het aannemen van dit type document.
Een ander probleem waar de drukkerij tegenaan loopt is kleur. Want zwarte tekst in Office is niet “zwart”, maar opgebouwd uit een RGB waarde van 0, oftewel 0% Rood, 0% Groen, 0% Blauw. Voor een drukkerij is RGB een vloek, want RGB waarden zijn beeldschermkleuren (kleurmenging door licht) en er moet gedrukt worden met inkt of toner in Cyaan, Magenta, Yellow, Black (kleurmenging met inkt). Conversie is op vele manieren mogelijk, maar is uiteindelijk altijd handwerk en vraagt de nodige aandacht. “Even” een Word document omzetten is er daarom vaak niet bij, want elke drukker zou er in dat geval voor kiezen om het document opnieuw op te bouwen in een professioneel opmaakprogramma.
Wat is een professioneel opmaakprogramma? In de grafische industrie wordt Adobe Creative Suite gezien als de juiste software om grafische documenten professioneel aan te maken. Dit is een combinatie van een aantal applicaties die op elkaar en op de profielen van het bedrijf worden afgestemd. De kans dat een onervaren gebruiker hiermee een goed bruikbaar document kan voortbrengen is zeer klein.
Een externe ontwerper inschakelen
Om technische rompslomp geheel te omzeilen kunt u een ontwerper inschakelen. Grafisch ontwerpers zijn zowel lokaal als online te vinden, maar de ervaring leert dat u het beste uw verhaal overbrengt door persoonlijk de ontwerper te spreken. De ontwerper kan zo een betere inschatting maken van wat u uiteindelijk nodig heeft. Bedenk goed dat een professionele layout maken een goed luisterend oor en een creatieve knobbel vereist. Beroeps- grafisch ontwerpers leren, observeren en experimenteren vele jaren om zichzelf ontwerper te mogen noemen. En door zulke ervaring heeft een grafisch ontwerper het vermogen om rekening te houden met veel meer dan alleen een leuke indeling maken. U vertelt de ontwerper vooraf uw verwachtingen en indien nodig waar en wanneer u het drukwerk wilt bestellen.
Sommige ontwerpers hebben een goede relatie met een drukkerij, dus kunnen u ook aanbieden het drukwerk te leveren. Ga er niet direct vanuit dat hiervoor de zelfde lage internetprijs geldt maar vraag om een offerte. Spreek van tevoren af of de ontwerper het drukwerk mag leveren of dat u dat zelf organiseert. Indien u het zelf organiseert dan ontvangt u van de ontwerper het printklare (PDF) document die u kunt indienen bij de drukkerij. Belangrijk om te weten is dat als u de ontwerper het drukwerk laat leveren u geen documenten ontvangt, dus bij elke vervolgbestelling gebonden bent aan de ontwerper. Bespreek vooraf ook de tarieven voor het aanbrengen van wijzigingen of herdruk.
Om te bepalen of u een ontwerper nodig heeft kunt u zich het volgende afvragen; Wil ik wel betalen voor een professioneel ontwerp? Onder welke afspraken wil ik een binding aangaan? Wil ik echt een concept laten maken of is iets eenvoudigs nodig?
Als een ontwerper voor u te hoog gegrepen is en u eigenlijk slechts een simpele opmaak nodig heeft dan is het te overwegen een DTP’er in te schakelen. Een DTP’er (desktop publisher) is een technisch persoon die doelgericht kan zorgen voor juiste technische opbouw van een document zonder daarbij uren te besteden aan het bedenken van een concept. Bijna elke drukkerij heeft wel een of meerdere DTP’ers in dienst, waardoor u dus het beste bij een lokale drukker kunt aankloppen. Internetdrukkerijen bieden nauwelijks ontwerp- en/of DTP handelingen aan en gaan er eigenlijk altijd vanuit dat u zelf een PDF kunt maken of een online sjabloon kiest.
Online ontwerpen
Sommige online drukkers bieden op hun website een ontwerpmogelijk aan waarmee u voorgekauwde sjablonen kunt kiezen. Pas op met deze sjablonen en kies niet zomaar iets. Bedenk dat het grote nadeel is dat de sjablonen die u mooi vindt waarschijnlijk al duizenden keren door anderen zijn gebruikt. Bestaande sjablonen zijn absoluut niet uniek en stralen meestal dan ook niet uit wat u graag zou willen communiceren. Ook al is het in eerste oogopslag een “leuk” sjabloon, probeer zoveel mogelijk een eigen identiteit en stijl te bepalen die voor minstens jaren mee kan.
Het kunnen maken van een online ontwerp heeft veel voordelen, zoals het besparen van een ontwerper, online bewaren en gemakkelijk oproepen/aanpassen. Bedenk dat u niet altijd ongelimiteerd creatief kunt zijn, want de meeste online drukkerijen berekenen voor elke handeling of kleur een meerprijs. Bijvoorbeeld; “visitekaartjes voor slechts 5 euro!” Maar voegt u een eigen plaatje en een gekleurde tekst toe dan komt er al snel 15 of 20 euro bij, en opgeteld met verzendkosten voelt u zich al snel in de val gelokt. Probeer vooraf een goed beeld te krijgen van de kosten of kies bij voorkeur een online drukkerij die ongelimiteerd full-color werk biedt voor een vast bedrag.
Kwaliteit van bestand
In de grafische wereld is er een veelgenoemde regel genaamd “shit in, shit out”. Oftewel, als je er iets slechts in stopt dan kan er nooit iets moois uitkomen. In zekere zin is dat ook zo en het vervelende is dat dit vaak pas aan het eind van het traject (als deadlines verstreken zijn) duidelijk wordt. Veelal worden documenten vanaf het begin al niet goed opgebouwd en “lage resolutie” is daarin de meest voorkomende fout.
Bepaal vooraf op welk formaat er uiteindelijk gedrukt gaat worden en maak een pagina aan op dat formaat. Ga bijvoorbeeld geen A0 poster maken op een A4′tje, want de vergroting zal de kwaliteit ernstig om zeep helpen. Bepaal vooraf welk beeldmateriaal in de opmaak gebruikt gaat worden en verzamel alle objecten in een zo hoog mogelijke resolutie. Maak een map aan voor alle bestanden van het betreffende project. Schrik niet van grote bestanden (5Mb voor een JPG) en controleer of alle tekst en beeld compleet is om te kunnen plaatsen. Houd niet teveel vast aan verouderde theorieën zoals “het moet 300 dpi zijn” of “het moet CMYK zijn”, als dit niet uw dagelijks werk is dan kunt u dat het beste achterwege laten en simpelweg grote en onverkleinde afbeeldingen kiezen. Let op dat mailprogramma’s zoals Outlook ongewenst afbeeldingen verkleinen en dus slechter maken. Probeer daarom met originele bestanden te werken, zoals JPG’s direct vanaf de camera. Als alles compleet is dan kan het indelen beginnen, en u zult zien dat goede voorbereiding een hoop tijd scheelt en het zelfs ook een stuk leuker maakt!
Bent u na afloop niet helemaal zeker of uw document bruikbaar is? Dan kunt u uw document laten checken door de online drukkerij. Gewoon een mailtje sturen is dan vaak voldoende.
Is goedkoop drukwerk online wel goed?
Goedkoop online drukwerk hoeft niet slecht te zijn, zeker niet als u de lat niet erg hoog hoeft te leggen, bijvoorbeeld voor een paar kaartjes of iets binnen een klein budget. Het wordt pas een ander verhaal als u de uitstraling van uw drukwerk serieus moet gaan nemen, bijvoorbeeld omdat het als presentatiemateriaal moet dienen, of als er grote aantallen nodig zijn waar veel geld voor betaald wordt. Als presentatie belangrijk wordt dan kunt u uw klanten niet opzadelen met onprofessioneel matige kwaliteit, want ook zij zien dat direct.
Maar hoe ziet slecht drukwerk eruit? Hier een kort overzicht en oorzaak van de meest voorkomende verschijnselen van goedkoop of te vluchtig gemaakt drukwerk;
- Dun papier
U ontvangt een flubberpapiertje terwijl u dacht gekozen te hebben voor iets dikker papier. In de praktijk wordt er vaak gesjoemeld met papiergewichten; er wordt bijvoorbeeld 250 grams papier aangegeven, maar daadwerkelijk 200 grams papier geleverd, dus uw visitekaartje voelt slap aan. Papierprijzen zijn de laatste jaren de pan uit gestegen en door te kiezen voor dunner papier bespaart de drukkerij veel geld. U als leek kent het verschil niet, dus is klagen moeilijk en dat gebeurt dan ook meestal niet.
- Verkeerde kleuren
De afdrukkleuren zijn flets of gezichten te rood. De drukkerij werkt niet met de juiste kleurstandaard die binnen Europese normen valt of de afdrukmachine is niet goed gekalibreerd.
-Lage resolutie
Meestal heeft het aangeleverde document deze lage resolutie al aan boord en omdat u zelf verantwoordelijk bent voor het aangeleverde document wordt dit zonder overleg klakkeloos overgenomen en gedrukt.
-Scheef gesneden
Drukwerk wordt per stapel gesneden en is een zeer precies klusje, de kleinste afwijking is vaak zichtbaar door de gehele oplage. Als het drukwerk scheef is gesneden dan heeft de medewerker van de snijmachine, meestal door haast, weinig aandacht gehad voor zijn werk.
- Verkleuring
Al snel na levering begint een afdruk verkleuring te vertonen. De drukkerij heeft waarschijnlijk gekozen voor goedkopere en watergedragen Dye inkten, dit type inkt wordt veel gebruikt in consumentenprinters en is alleen bruikbaar voor korte termijn toepassingen. Verkleuring kan al na enkele weken afbreuk doen aan de print. Blootstelling aan licht verspoedigt dit proces aanzienlijk.
- Inkt aan de achterzijde
Als er op de achterzijde van (bijvoorbeeld) uw flyer inktvlekken te vinden zijn of de stapels plakken eniszins aan elkaar, dan is dit te wijten aan een haastige werkwijze waar niet genoeg droging heeft plaatsgevonden.
- Slechte verpakking
Door een slechte verpakkingskeuze komt het drukwerk verkreukeld of gedeukt aan. Ook dozen en karton zijn duurder geworden, vandaar probeert de drukkerij te besparen door lichtere/goedkopere verpakkingsmaterialen te gebruiken.
- Te late levering
De vooraf gestelde levertijd wordt niet nagekomen. Dit kan veroorzaakt worden door slechte planning binnen de drukkerij of vertraging bij het postbedrijf. De goedkoopste verzendmethoden kunnen ervoor zorgen dat een pakket soms wel dagen onderweg is.
Papierdiktes
De meeste mensen kunnen zich geen voorstelling maken van papierdiktes. Het is dan ook moeilijk te omschrijven omdat het een “gevoel” is en een combinatie van persing, coating en formaat. In het kort hier enkele voorbeelden van produkten en bijbehorende gramsgewichten;
- Bijbel – 65 grams papier, flinterdun en bijna doorzichtig
- Briefpapier – 80 grams, gemiddeld kopieerpapier
- Poster – 135 grams, vaak glanzend of met coating
- Omslag glossy magazine – 200 grams, glossy met vernislaag
- Visitekaartje – 300 grams, stevig karton-achtig papier
- Bierviltje – 600 grams, dik grijsbord/bordkarton
Levertijd
Als u gebonden bent aan een uiterste leverdatum, neem dit dan als vereiste mee in uw bestelling. Doe dit niet mondelijk of telefonisch, maar beschrijf dit als bijzonderheid bij uw bestelling. Veel online drukkerijen hebben in hun algemene voorwaarden verwerkt dat zij niet verantwoordelijk zijn voor late leveringen of schade daardoor ontstaan, maar dat is onzin. Als u dit als dealbreaker heeft gesteld dan is dat een extra stok achter de deur om uw bestelling daadwerkelijk op tijd geleverd te krijgen, dus een keiharde afspraak.
Maar het kan zelfs nóg extremer; Heeft u morgen al uw drukwerk nodig? Er zijn op dit moment twee online drukkerijen die zich volledig inzetten op 24-uurs levering en ook voor een concurrerende prijs leveren, zie www.printshopper.nl of www.drukkert.nl
Verzendkosten
Steeds meer in opmars is “gratis verzenden” en dit begint ook bij de online drukkerijen langzaam de kop op te steken. Bereken daarom vooraf de totale kosten inclusief verzenden. Een doos flyers drukken kan bijvoorbeeld al zorgen voor een flink transportbedrag.
Omschrijf specifiek
Heeft u bijzondere wensen of bent u benieuwd of uw drukwerk voor een bepaald doel bruikbaar is? Schroom niet uw vragen te stellen want u bent tenslotte een leek en u wilt geïnformeerd worden. Aan de omschrijving van een produkt kan het lijken alsof dit perfect is wat u zoekt, alleen in de praktijk kan het anders uitpakken. Bijvoorbeeld; “Worden deze stickers los geleverd, of op rol?” Als u de nodige details beschrijft bij uw order dan zal een medewerker hier op moeten reageren.
Milieuverantwoord drukken
De verschillen in milieubeleid tussen drukkerijen kan nogal uiteenlopen. Waar de ene drukkerij elke papiersnipper opvangt ter recycling, gebruikt de andere drukkerij nog volop ouderwetse chemicaliën om persen te laten lopen. Dit laatste komt gelukkig nog weinig voor, want persen worden steeds vaker vervangen voor efficiënte printers, of worden aangepast zodat chemische middelen niet langer nodig zijn. Online drukkerijen die milieubewust werken lopen qua mogelijkheden vaak voorop en zullen dit graag communiceren op hun website. Neemt u milieubewuste produktie ook serieus? Vraag uw drukkerij eens om hun milieubeleid te delen.
